Lavorare più ore non significa essere più produttivi. In fondo, essere più produttivi non è difficile. È una questione di abitudini. Ti diciamo cinque esempi di produttività in modo da ottenere di più dalla tua giornata.
Funziona più o meno così: se lasciamo che un’attività principale si occupi della nostra casella di posta elettronica, ci vorranno ben quindici minuti per concentrarci nuovamente sull’attività da svolgere. Limitare i tempi in cui controlliamo la posta elettronica e impostare i tempi per aprire automaticamente la nostra casella di posta ci rende più produttivi. Gli scienziati insistono anche sull’importanza di proteggere i tempi in cui siamo più produttivi. Quindi no, non è difficile. Come? Che non ti ho convinto? Ogni giorno dobbiamo affrontare quella che gli scienziati chiamano procrastinazione strutturata: credere di fare qualcosa quando non stiamo facendo assolutamente nulla: cancellare email, riordinare elenchi di cose da fare… Non funziona, anche se pensiamo di lavorare.
Essere più produttivi, alla fine, ha a che fare con il saper stabilire le priorità. Come dare priorità? Porsi delle domande: devo farlo adesso? È questa la cosa più importante che devo fare oggi? In caso negativo, quale posizione occupa rispetto ad altri incarichi che ho in sospeso? Qualcuno sta aspettando che lo faccia o dipende da me farlo? Quali sono le conseguenze di non farlo ora? Anche il tempo ha un costo opportunità, così come il denaro. Tuttavia, a differenza del denaro, il tempo non può essere recuperato. Se dedichi tempo a una cosa, lo rimandi a un’altra. Il problema di fondo è che ciò di cui abbiamo bisogno ora, in generale, è chiaro, ma non siamo così chiari sui bisogni che avremo in seguito. Per questo, è importante confrontare il tempo che dedichiamo a ogni cosa tenendo conto di ciò che otteniamo, ciò che otteniamo e esattamente da cosa lo stiamo sottraendo.
Cinque trucchi per essere più produttivi
Immagino che tu conosca già la teoria e non parleremo ora del metodo pomodoro (sai: dividere il lavoro in blocchi da 25 minuti, riposare per cinque minuti ogni blocco ed estendere il resto a 20 minuti ogni quattro blocchi) , quindi andiamo con trucchi pratici, del tipo che funzionano:
1 Utilizza due browser Internet, uno per lavoro e uno per il tempo libero. Questo può sembrare sciocco per te, ma se lavori a casa, è un’ottima idea mettere a fuoco la tua testolina pazza.
2 Pianifica le attività più ripetitive. Se sei un informatico, lo sai già. Il resto dell’universo non sa quanto tempo si risparmia con questo: dall’uso delle scorciatoie da tastiera, al pensare a come posizionare le diverse finestre sullo schermo, a dettagli apparentemente insignificanti come pensare in quali casi per cercare in google devi usare il mouse o il tasto di Intro.
3 Inizia il giorno prima dell’ora solare. Fai attenzione, questo non funziona più, perché poi riordini la tua giornata lavorativa. Il mio capo, per esempio, quando ha molto lavoro, invece delle 9, viene a lavorare alle 7:30 così non gli danno fastidio. C’è un’etica del lavoro non scritta che dice che gli esseri umani non sono disturbati prima delle 9 in punto. È infinitamente più facile concentrarsi.
4 La meravigliosa regola dei due minuti: se hai un compito che puoi risolvere in meno di due minuti ed è importante, fallo subito. Ci vuole più tempo per aggiungerlo al calendario che per farlo.
5 Scrivi due elenchi di cose da fare (per un programma, ad esempio, settimanale): uno per le attività importanti e uno per le attività secondarie. Assegna alle attività più importanti giorni specifici della settimana. I compiti secondari li risolvono negli spazi liberi o nei momenti di valle, come dopo le riunioni, sai, quelle cose che richiedono energia e tempo …
